El equipo Titán UCM, compuesto por profesionales de diferentes unidades administrativas del plantel, en conjunto con la empresa Sonda, trabaja arduamente en la implementación del sistema SAP, software informático diseñado para que las organizaciones puedan administrar adecuadamente sus recursos, facilitar el proceso de toma de decisiones, al mismo tiempo de optimizar y sistematizar los procesos.
Este es un proyecto transversal con impacto a largo plazo, diseñado para implementarse de acuerdo a tres fases. La Fase I comprende un periodo de implementación desde el 2018 al 2020 e incluye las unidades administrativas y financieras. Para el 2020 y 2021, se incorporarán las áreas académicas, quedando para el 2021 y 2022 la investigación.
“Es parte de la transformación tecnológica que está teniendo la universidad, con la misión de cumplir con lo establecido en el Plan de Desarrollo Estratégico. Titán viene a ser parte de ese proceso de optimización, creando la plataforma en la que vamos a integrar mejores prácticas y mejoras a nivel de procesos”, señaló Carolina Espinosa, jefa de proyectos de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
“La génesis del proyecto se basa en la necesidad de integrar los procesos a través de un sistema robusto y seguro, que incorpore las distintas áreas de nuestra institución. La base del desarrollo de la Fase I, se enfoca en la implementación de múltiples módulos para las áreas administrativas y financieras, las cuales forjan la base operativa sobre las que se soportan los procesos académicos y de investigación”, explicó Marianela Monsalve, directora del Proyecto Titán.
A la fecha, tal como ella misma lo detalló, se ha alcanzado el cumplimiento de los hitos, según lo planificado. El primero fue el de Preparación, que incluyó la planificación del proyecto, la identificación de requerimientos técnicos, la definición de roles y responsabilidades y la preparación del equipo. Posterior a ello se cumplió el hito de Exploración, en el que se modelaron los procesos, se identificaron los datos a cargar en el sistema y cada uno de los procesos.
Actualmente, el equipo Titán trabaja para seguir avanzando en la Fase I, que se encuentra en la etapa de Realización, es decir, el desarrollar la primera carga de datos para la ejecución de las pruebas unitarias, posteriormente se ejecutan las pruebas integrales de cada proceso y luego se entrenan a los usuarios claves.
Salida en vivo
Una vez alcanzados estos hitos, se realizará la salida en vivo para todos los procesos administrativos y financieros.
“En las siguientes fases cuyo inicio está previsto a mediados del año 2020, el sistema se preparará para brindar las mejores experiencias a académicos y estudiantes”, detalló Monsalve, recordando las palabras que dio el rector de la UCM, el Dr. Diego Durán, quien, en el lanzamiento del proyecto, señaló que “Lo que garantiza el éxito es la colaboración que caracteriza a esta institución”.